Les règles de base pour écrire une lettre de qualité
Que ce soit pour accompagner un C.V., remercier un partenaire, solliciter de nouveaux clients ou encore pour annoncer vos nouveaux produits, la lettre est utile pour différentes occasions. Mais dans toutes ces situations, la lettre doit être rédigée sans fautes et respecter certaines règles de base. Elle est votre carte de visite, alors elle doit être impeccable!
En-tête
L’en-tête de votre lettre devrait comporter, dans l’ordre, votre logo, vos coordonnées, la date, le nom et l’adresse de la personne à qui vous l’écrivez et l’objet de votre lettre. Attention! La date devrait s’écrire sous cette forme, sans point : « Montréal, le 15 mai 2013 ».
Appel
C’est la formule avec laquelle vous vous adressez au lecteur. Elle peut être suivie du titre de la personne, mais on suggère de ne pas mettre le nom de la personne. Elle est suivie d’une virgule.
Exemples : « Madame, », « Monsieur le Député, », « Maître, »
Si vous ne savez pas à qui vous vous adressez, employez « Madame, Monsieur, »; évitez « À qui de droit, ».
Introduction
Comme il s’agit du premier paragraphe, il doit être accrocheur et aller droit au but. Les expressions « Il me fait plaisir de… » et « Suite à… » sont à éviter.
Corps
C’est ici que vous donnez des renseignements complémentaires. La lettre ne devrait être ni trop longue, ni trop courte. Privilégiez les paragraphes courts et n’abusez pas des points d’exclamation.
Conclusion et salutation
La conclusion exprime ce que vous attendez de votre lecteur.
Exemples : « Dans l’attente de votre décision… », « N’hésitez pas à communiquer avec moi… »
La salutation est une formule de politesse simple qui conclut la lettre.
Exemple : « Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. »
Dans les lettres administratives, n’utilisez pas les formules personnelles comme « Cordialement », « Avec affection », « Bien à vous ».
Signature
Indiquez votre nom complet, sans initiales, ainsi que votre numéro de téléphone avec le poste et votre courriel, s’ils diffèrent de ceux de l’en-tête. N’oubliez pas de signer ou d’apposer une signature électronique!
Vous manquez d’inspiration pour rédiger votre lettre? Je peux vous aider!
Mariane Landriau
Source : Noëlle GUILLOTON et Hélène CAJOLET-LAGANIÈRE, Le français au bureau, 6e éd., Québec, Office québécois de la langue française, 2005, p. 80-82.
Le vocabulaire relié à nos produits de beauté
Saviez-vous que nous utilisons de nombreux anglicismes dans le domaine de la cosmétologie? En cette journée sans maquillage, faisons le tour des mots de vocabulaire désignant nos précieux produits de beauté.
Voici quelques anglicismes que nous utilisons et les bons termes en français.
Gloss : brillant à lèvres
Blush : fard à joues
Eyeliner : ligneur
Remover : dissolvant à ongles
Eye shadow : ombre à paupières ou fard à paupières
Par ailleurs, les termes vernis à ongles, fond de teint, mascara et rouge à lèvres sont corrects.
Message pour répondeur, boite vocale ou système téléphonique
Le premier contact, la première impression
Cela dit, votre répondeur ou menu téléphonique n’a pas à être plate! Et surtout, souvenez-vous que le premier contact que vous effectuez avec votre clientèle est souvent cette voix anonyme sur votre répondeur d’entreprise. Il faut qu’elle soit posée, professionnelle, bien articulée, mais aussi légèrement sympathique et souriante.
L’enregistrement d’un message de répondeur ou d’un menu téléphonique d’entreprise ne se fait pas comme si vous étiez à la maison. Il ne doit pas y avoir de bruits, d’interférences, et surtout, aucun bafouillage ou hésitation. Il faut reprendre toutes les erreurs, jusqu’à la perfection.
Ce qu’il faut dire dans un message
Après avoir trouvé la personne de votre entreprise qui fera le message (ou demandé à un professionnel comme moi de le faire), il faut aussi déterminer ce qu’il faut dire dans votre message. Le contenu est aussi important que le contenant.
Je vous proposerais de commencer par saluer votre interlocuteur par un « Bonjour et bienvenue chez ________ » bien simple et efficace. Énumérez ensuite les choix du menu automatisé en l’introduisant sans préambule (personne n’aime attendre la fin d’un menu automatisé!) : « Pour le service à la clientèle, faites le 1. Pour la comptabilité, faites le 2. » N’oubliez pas de mentionner la façon dont il faut s’y prendre pour répéter le menu ou joindre la réception.
Il faut que le débit de voix soit assez rapide pour ne pas que la personne se lasse d’écouter le message, mais il faut aussi que la prononciation soit parfaite, afin que l’on saisisse bien tous les choix du menu.
Le message personnel
Dans votre boite vocale d’employé, il est important de rappeler le nom de l’entreprise, votre nom, ainsi que la durée de votre absence, s’il y a lieu. Ensuite, invitez simplement les gens à vous laisser un message qui mentionne leur nom et leur numéro de téléphone pour les joindre. Terminez en disant que vous les rappellerez avec plaisir dès votre retour.
Exemple de message de répondeur personnel au bureau :
« Bonjour, ici Giscard Tremblay de Contenumultimedia.com. Je suis à l’extérieur du bureau pour la journée, mais je prendrai mes messages à distance. Veuillez me laisser un message après la tonalité, incluant vos nom et numéro de téléphone, et je vous rappellerai dès que possible. Merci et bonne journée! »
N’oubliez pas d’y mettre un peu de sourire :)
N’hésitez pas à me joindre pour des conseils, ou encore pour enregistrer vos messages professionnels.